Paperless Anpassen und Optimieren

In diesem vierten Teil unserer detaillierten Anleitung Paperless anpassen und optimieren konzentrieren wir uns auf die grundlegenden Schritte.

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Die entscheidenden Schritte der Konfiguration und Organisation legen eine solide Basis – sie bilden das Fundament für ein effizientes und individuell angepasstes Dokumentenmanagementsystem. Der erste Plan wird zwar wahrscheinlich nicht der beste sein, aber du kannst ihn jederzeit weiterentwickeln und anpassen.

Korrespondenten

Korrespondenten sind die Absender oder Empfänger Ihrer Dokumente. Sie sind eine weitere zentrale Metadaten-Kategorie, die Ihnen hilft, Dokumente nach der Quelle oder dem Adressaten zu organisieren.

Warum das wichtig ist:

• Einfache Suche: Finden Sie schnell alle Dokumente von einem bestimmten Unternehmen oder einer Person (z.B. alle Rechnungen von „Telekom“ oder alle Briefe von der „Bank XYZ“).
• Klare Zuordnung: Hilft, Dokumente klar einem Geschäftspartner, einer Behörde oder einem Familienmitglied zuzuordnen.
• Automatisierungsgrundlage: Korrespondenten können, genau wie Tags, als Kriterium für Automatisierungsregeln dienen.

Best Practices für Korrespondenten:

• Eindeutigkeit: Stellen Sie sicher, dass jeder Korrespondent einzigartig ist (z.B. „Amazon Deutschland“ statt nur „Amazon“, wenn Sie auch mit „Amazon USA“ zu tun haben).
• Generalisierung vs. Spezifizierung: Entscheiden Sie, ob Sie sehr spezifische Korrespondenten (z.B. „Dr. Meier Zahnarztpraxis“) oder allgemeinere (z.B. „Zahnarzt“) verwenden möchten, je nach Ihren Bedürfnissen.
• Häufige Korrespondenten: Banken, Versicherungen, Internetanbieter, Stromversorger, Online-Shops, Behörden, Vermieter, Ärzte.

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Dokumententypen

Dokumententypen sind eine weitere Ebene der Klassifizierung, die oft enger gefasst ist als Tags. Ein Dokumententyp beschreibt die grundlegende Natur des Dokuments.

Warum das wichtig ist:

• Strukturelle Klassifizierung: Sie geben dem Dokument eine primäre, übergeordnete Kategorie (z.B. „Eingangsrechnung“, „Kontoauszug“, „Arbeitsvertrag“).
• Filterung und Berichte: Erlaubt es Ihnen, schnell alle Dokumente eines bestimmten Typs zu finden oder Statistiken dazu zu erstellen.
• Basis für Automatisierung: Viele Automatisierungsregeln können an bestimmte Dokumententypen gebunden werden.

Beispiele für Dokumententypen:

• Rechnung (oft unterteilt in „Eingangsrechnung“, „Ausgangsrechnung“)
• Kontoauszug
• Vertrag
• Garantiebeleg
• Steuerunterlage
• Arbeitszeugnis
• Versicherungspolice

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Tags (Schlagwörter)

Tags sind das Rückgrat der Organisation in Paperless-ngx. Sie sind flexible Schlagwörter, die Sie Ihren Dokumenten zuweisen, um sie schnell zu kategorisieren und wiederzufinden.

Warum das wichtig ist:

• Schnelle Filterung: Sie können Dokumente nach einem oder mehreren Tags filtern, z.B. alle „Rechnungen“, die auch als „bezahlt“ markiert sind.
• Flexibilität: Im Gegensatz zu starren Ordnerstrukturen kann ein Dokument mehrere Tags haben (z.B. „Rechnung“, „Amazon“, „2024“, „bezahlt“).
• Statusverfolgung: Nutzen Sie Tags, um den Status eines Dokuments zu verfolgen (z.B. „offen“, „in Bearbeitung“, „genehmigt“, „bezahlt“, „archiviert“).

Best Practices für Tags:

• Konsistenz: Legen Sie eine Namenskonvention fest und halten Sie sich daran (z.B. immer „Rechnung“ statt mal „Rechnung“ und mal „Rechnungen“).
• Hierarchie (gedacht): Obwohl Paperless-ngx keine echten hierarchischen Tags hat, können Sie dies durch Namenskonventionen simulieren (z.B. „Finanzen:Rechnung“, „Finanzen:Kontoauszug“).
• Vermeiden Sie zu viele Tags: Überladen Sie Ihre Dokumente nicht mit zu vielen Tags. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kategorien.
• Beispiele für nützliche Tags:
  • Typ: Rechnung, Vertrag, Kontoauszug, Garantie, Versicherung, Gehaltsabrechnung, Quittung
  • Status: Offen, Bezahlt, Archiviert, Erledigt, Wartend
  • Jahr: 2023, 2024, 2025 (manchmal nützlich, wenn das Dokumentendatum nicht ausreicht)
  • Thema: Auto, Haus, Gesundheit, Bildung, Steuern

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Speicherpfade

Jetzt kommt der Aufwendigste Teil des Ganzen 😁

Obwohl Paperless-ngx Dokumente intern verwaltet, können Sie auch Speicherpfade definieren. Diese legen fest, wie Paperless-ngx die physischen Dateien auf Ihrem Server organisiert. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie zusätzlich zu Paperless-ngx direkten Dateizugriff benötigen oder eine bestimmte Backup-Strategie verfolgen.

Warum das wichtig ist:

• Trennung von Bereichen: Es ist möglich, private, berufliche, gesundheitliche, finanzielle und weitere Dokumente klar voneinander zu trennen – zum Beispiel in Kategorien wie Privat, Firma, Arbeit, Gesundheit oder Finanzen.
• Externe Organisation: Ermöglicht eine menschenlesbare Dateistruktur außerhalb der Paperless-ngx-Oberfläche.
• Vereinfachte Backups: Wenn Dokumente logisch in Ordnern organisiert sind, kann dies die Durchführung von externen Backups erleichtern.
• Kompatibilität: Falls Sie Paperless-ngx einmal nicht mehr nutzen sollten, sind Ihre Dokumente immer noch in einer organisierten Form zugänglich.

Konfiguration (mit Jinja2-Vorlagen):

Paperless-ngx verwendet Jinja2-Vorlagen, um dynamische Speicherpfade zu generieren. Sie können Variablen wie 

{{ correspondent }}/{{ document_type }}/{{ tags }}/{{ created_year }}/{{ title }}

usw. verwenden.

Beispiele für Speicherpfade:

• {correspondent}/{document_type}/{created_year}/{title}
  • Erzeugt Pfade wie: Telekom/Rechnung/2024/Rechnung-vom-01-01-2024.pdf
• {created_year}/{correspondent}/{title}
  • Erzeugt Pfade wie: 2024/Amazon/Bestellung-XYZ.pdf

Wichtiger Hinweis:

Diese Pfade beeinflussen die interne Ablage der Dateien durch Paperless-ngx. Die primäre Suche und Navigation sollte immer über die Paperless-ngx-Weboberfläche erfolgen, da dort die vollständigen Metadaten genutzt werden.

Die genaue Speicherung und Ablage sowie die Verzeichnisstruktur zeige ich im Video.

Aufteilung des Archivs in: Banken, Gesundheit, Finanzen usw.

Ein Beispiel für einen Speicherpfad im Bereich „Gesundheit“. Ich möchte eine klare Trennung erreichen – „Gesundheit“ soll ein eigenes Verzeichnis erhalten, getrennt von anderen Dokumenten. Dafür verwende ich folgendes Schema:

• Gesundheit/{correspondent}/{document_type}/{created_year}/{title}
  • Erzeugt Pfade wie: Gesundheit/Klinikum rechts der Isar/2024/Rechnung-vom-01-01-2024.pdf

Hier wird einfach das Wort „Gesundheit“ mit einem „/" dem Pfad vorangestellt.
Das lässt sich natürlich genauso mit Bereichen wie Arbeit, Firma, Finanzen usw. umsetzen.

Die genaue Umsetzung und Konfiguration zeige ich im Video.

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