Paperless Dokumentenversand per Email

Der Paperless Dokumentenversand per Email! Direkt aus der Web-Oberfläche per E-Mail zu versenden, so aktivierst du die Funktion 👍

So versenden Sie Dokumente per E-Mail aus Paperless-ngx mit einem Google App-PasswortPaperless-ngx ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente digital zu organisieren. Eine praktische Funktion ist der direkte E-Mail-Versand von Dokumenten aus der Web-Oberfläche. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Schritt für Schritt, wie Sie den E-Mail-Versand einrichten, insbesondere mit einem Google-Konto und einem App-spezifischen Passwort, das für Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erforderlich ist.

Voraussetzungen

• Eine laufende Paperless-ngx-Installation (idealerweise mit Docker).
• Ein Google-Konto mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
• Zugriff auf die Konfigurationsdateien (docker-compose.yml oder .env) Ihrer Paperless-ngx-Installation.
• Grundlegende Kenntnisse in der Verwaltung von Docker-Containern.

Schritt 1: Google App-Passwort erstellen

Da Google-Konten mit 2FA kein normales Passwort für SMTP-Verbindungen erlauben, benötigen Sie ein App-spezifisches Passwort. So erstellen Sie es:

1. Melden Sie sich in Ihrem Google-Konto an:
   • Gehen Sie zu https://myaccount.google.com und navigieren Sie zu Sicherheit > Zwei-Schritte-Verifizierung.
   • Falls 2FA noch nicht aktiviert ist, richten Sie diese ein (z. B. mit SMS oder einer Authentifizierungs-App).
2. App-Passwort generieren:
   • Unter Sicherheit > Zwei-Schritte-Verifizierung finden Sie den Abschnitt App-Passwörter. Klicken Sie auf App-Passwort erstellen.
   • Wählen Sie Andere (benutzerdefinierter Name) und geben Sie z. B. „Paperless-ngx“ ein.
   • Klicken Sie auf Generieren. Google erstellt ein 16-stelliges Passwort (z. B. xxxx xxxx xxxx xxxx).
   • Wichtig: Kopieren Sie das Passwort und speichern Sie es sicher (z. B. in einem Passwort-Manager). Es wird nur einmal angezeigt!

Schritt 2: Paperless-ngx für den E-Mail-Versand konfigurieren

Um Paperless-ngx mit Gmail als SMTP-Server zu verbinden, müssen Sie die Konfigurationsdatei anpassen.

1. Konfigurationsdatei bearbeiten:
   • Öffnen Sie die Datei docker-compose.yml oder .env Ihrer Paperless-ngx-Installation.
   • Fügen Sie die folgenden Umgebungsvariablen hinzu:
   • PAPERLESS_EMAIL_HOST: smtp.gmail.com
PAPERLESS_EMAIL_PORT: 587
PAPERLESS_EMAIL_HOST_USER: [email protected]
PAPERLESS_EMAIL_HOST_PASSWORD: dein_app_passwort
PAPERLESS_EMAIL_FROM: [email protected]
PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS: true
PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL: false
PAPERLESS_OCR_MODE: force
2. Paperless-ngx neu starten:
   • Speichern Sie die Änderungen und starten Sie den Docker-Container neu:
   • sudo docker-compose down
   • sudo docker-compose up -d

Schritt 3: Dokumente per E-Mail versenden

Nach der Konfiguration können Sie Dokumente direkt aus der Web-Oberfläche versenden:

1. Melden Sie sich in der Paperless-ngx-Web-Oberfläche an.
2. Öffnen Sie das gewünschte Dokument in der Detailansicht.
3. Klicken Sie auf den Button Senden (verfügbar seit Paperless-ngx Version 2.15).
4. Geben Sie im Formular Folgendes ein:
   • Empfänger-E-Mail-Adresse.
   • Betreff und optionalen Nachrichtentext.
   • Wählen Sie zwischen der Original-Version oder der Archiv-Version (mit OCR) des Dokuments.
5. Bestätigen Sie den Versand. Das Dokument wird als Anhang über den Gmail-SMTP-Server gesendet.

Fehlerbehebung

Falls der Versand nicht funktioniert, überprüfen Sie folgende Punkte:

• Authentifizierungsfehler: Stellen Sie sicher, dass das App-Passwort korrekt und ohne Leerzeichen eingegeben wurde.
• Verbindungsprobleme: Überprüfen Sie, ob Port 587 (TLS) in Ihrem Netzwerk oder Ihrer Firewall freigegeben ist.
• E-Mail im Spam-Ordner: Prüfen Sie den Spam-Ordner des Empfängers.
• Logs überprüfen: Verwenden Sie docker logs <container_name>, um Fehlermeldungen zu finden.

Zusätzliche Hinweise

• Mehrere Dokumente versenden: Derzeit unterstützt Paperless-ngx das Versenden mehrerer Dokumente auf einmal nicht direkt. Als Workaround können Sie Dokumente einzeln herunterladen und manuell per E-Mail versenden.
• Archiv-Version beim E-Mail-Versand in Paperless-ngx ist die durch OCR verarbeitete, durchsuchbare PDF-Version des Dokuments, die optimiert und textbasiert ist. Ohne diese Option wird die unveränderte Original-Version (z. B. JPG oder unoptimiertes PDF) gesendet. Wähle die Archiv-Version für durchsuchbare Dokumente, die Original-Version für unveränderte Dateien.
• App-Passwort widerrufen: Falls Sie das Passwort zurücksetzen müssen, gehen Sie in Ihrem Google-Konto zu Sicherheit > 2-Faktor-Authentifizierung > App-Passwörter und entfernen Sie das Passwort für Paperless-ngx. Generieren Sie anschließend ein neues.
• Weitere Details: Die offizielle Dokumentation von Paperless-ngx (https://docs.paperless-ngx.com/configuration/#email-sending) bietet zusätzliche Informationen zur SMTP-Konfiguration.

Fazit

Mit dieser Anleitung können Sie Paperless-ngx so konfigurieren, dass Sie Dokumente bequem per E-Mail direkt aus der Web-Oberfläche versenden – sicher und zuverlässig mit einem Google App-Passwort. Diese Funktion spart Zeit und macht Ihr Dokumentenmanagement noch flexibler.

---

Ein Beitrag von Achim Schuster: Fehler – „E-Mail senden“ wird nicht angezeigt

Trotz richtiger Konfiguration, die ich auch überprüft habe, und nach dem Update auf die neueste Version von Paperless wurde der Punkt „Per E-Mail senden“ in der Weboberfläche nicht angezeigt.

Die Lösung des Problems kam ebenfalls von Achim, die ich hier ergänzend zur Verfügung stelle: In seiner installierten Umgebung waren die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen nicht so eingestellt, dass „Per E-Mail senden“ angezeigt wurde. Durch das Anpassen der Benutzerrechte für Benutzer und Gruppen konnte Achim das Problem beheben.

So passt du die Benutzerrechte an

Paperless-ngx (bzw. Paperless) trennt sehr klar zwischen Benutzer- und Gruppenrechten. Ob ein Benutzer in der Web-Oberfläche E-Mails versenden darf (z. B. Dokumente per Mail teilen), hängt davon ab, welche Django-Permissions du ihm gibst.

Vorgehen

1. Im Admin-Interface anmelden
   → http://<dein-server>/admin
   (dazu brauchst du einen Superuser).
2. Relevante Permission suchen
   Paperless-ngx hat in den Modellen für Mail bzw. Correspondence Permissions wie:
   • documents.send_document (Erlaubnis zum Verschicken von Dokumenten per E-Mail)
   • documents.view_document (nur anschauen)
   • documents.change_document (bearbeiten)
   Ob die Berechtigung genau send_document heißt, hängt von deiner Version ab. In neueren Releases existiert die Permission „Can send document via email“.
3. Benutzer oder Gruppen konfigurieren
   • Lege am besten Gruppen an (z. B. Reader, Editor, Mailer).
   • Gib nur der Gruppe Mailer die Berechtigung „Can send document via email“.
   • Weise Benutzer dann den Gruppen zu.
4. Testen
   • Ein Benutzer ohne dieses Recht sieht in der Dokumentansicht den Button „Per E-Mail senden“ nicht.
   • Ein Benutzer mit Recht kann den Versand auslösen.

Tipp

• Rechte sind kumulativ: wenn ein User in zwei Gruppen ist, gilt die Summe aller Berechtigungen.
• Für feingranulare Kontrolle also Gruppenrechte klar trennen.
• Falls du nur einige wenige Benutzer den Mailversand erlauben willst: lieber über Gruppen lösen statt direkt am Benutzer, das bleibt später übersichtlicher.

---

Haben Sie Fragen oder Probleme? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!

Link zur Unterstützung / Spende für denn Kanal
PayPal Link
Überweisung, Bitcoin und Lightning

#PaperlessNgx #Dokumentenmanagement #Papierlos #Digitalisierung #OfficeManagement #Produktivität #E-MailVersand #GoogleAppPasswort #SMTPKonfiguration #OpenSource #Dokumentenverwaltung #Büroorganisation #ITTipps #Docker