Paperless: Warum Dokumentenmanagement und Leistungsumpfang

Paperless-ngx: Effiziente digitale Archivierung für lange Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Warum und weshalb ? Reden wir Tacheles!

Warum Dokumentenmanagement immer wichtiger wird?

Paperless-ngx ist eine starke Lösung, um den Anforderungen langer Aufbewahrungsfristen und spezifischer Nachweispflichten, wie sie etwa das Krypto-Steuer-Transparenz-Gesetz (KStTG-E) mit sich bringt, gerecht zu werden. Die Hauptvorteile liegen in der revisionssicheren Archivierung, der schnellen Auffindbarkeit und der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Das Kryptowerte-Steuertransparenzgesetz (KStTG-E)

Das neue internationale Crypto-Asset Reporting Framework (CARF) spielt ebenfalls eine Rolle, und es ist nicht die einzige Neuerung.

Crypto-Asset Reporting Framework (CARF): Überblick und Teilnehmer

Die Rentenversicherung

Die Rentenversicherung bekommt auch ein neues Outfit, mit einem EU-Renten Ausweis. Hier musst du dein Rentenbezugsrecht, Identität, und so weiter nachweisen. Einen Digitalen Lebensnachweis erbringen – war bis jetzt nur im nicht EU Ausland gegeben war.

Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sind hierbei ein ganz großer Faktor. Auch wenn keiner von uns genügend Geld hat, um so etwas zu tun, wird es uns einfach unterstellt. Daraufhin werden entsprechende Gesetze erlassen, die nichts anderes bezwecken, als die Bürger zu kontrollieren – während sich andere die Taschen füllen.

Mein Lieblingsbeispiel ist der Autoverkauf, bei dem man die Verkaufsunterlagen vorlegen musste. Nachdem dieser Aufforderung nachgekommen wurde, kam die Frage: „Woher hatten Sie denn damals das Geld für den Kauf des Mercedes?“

All-Crime-Prinzip

Das All-Crime-Prinzip ist ein zentrales Konzept in der Geldwäschebekämpfung. Es besagt, dass jede Straftat, die zu illegal erlangten Vermögenswerten führt, als mögliche Vortat der Geldwäsche gelten kann.

Das bedeutet, dass nicht mehr nur bestimmte, schwere Verbrechen (wie Drogenhandel) als Vortat für Geldwäsche in Frage kommen. Stattdessen kann beispielsweise auch Geld aus Betrug, Steuerhinterziehung oder Unterschlagung, das anschließend versucht wird zu „waschen“, den Tatbestand der Geldwäsche erfüllen. Auch verdächtige Bareinzahlungen, insbesondere solche, die bestimmte Schwellenwerte (wie in Deutschland z.B. 3.000 Euro für bestimmte Fallkonstellationen) überschreiten und deren Herkunft unklar ist, können ein Indikator für eine zugrundeliegende Straftat sein, die unter das All-Crime-Prinzip fällt und somit den Verdacht auf Geldwäsche begründet.

Das Gleiche hast du auch zu erwarten, wenn du Überweisungen, zum Beispiel von Krypto-Börsen, erhältst, den Zweitwagen oder ein Motorrad verkaufst, falls du auswandern willst (was nur verständlich ist).

Das Kernziel dieses Prinzips ist es, die Geldwäschebekämpfung umfassender und effektiver zu gestalten. Es soll den Behörden ermöglichen, breiter gegen die Verschleierung krimineller Gewinne vorzugehen.

Die Kehrseite ist jedoch, dass es das Risiko für all jene erhöht, die mit Vermögenswerten in Berührung kommen – sei es illegal oder legal erworbenes Vermögen. Es schafft eine Situation, in der die Nachweispflicht und die potenzielle Verdächtigung auch Unbeteiligte treffen können.

Deine Vorteile durch Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement mag zunächst nach viel Arbeit klingen, aber es bietet dir viele handfeste Vorteile, die deinen Alltag und deine Arbeit erheblich erleichtern können. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Revisionssichere Archivierung:
  • Unveränderte Speicherung der Originale: Paperless-ngx speichert Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand.
  • PDF/A-Konvertierung: Dokumente werden ins PDF/A-Format umgewandelt, einem Standard für die Langzeitarchivierung, der die Lesbarkeit über Jahrzehnte sichert.
  • Prüfsummen: Generierte Prüfsummen bestätigen die Unverfälschtheit der Dokumente.
  • Löschschutz: Konfigurierbare Einstellungen verhindern ein versehentliches oder vorzeitiges Löschen steuerrelevanter Dokumente.
• Schnelle Auffindbarkeit & Nachweisbarkeit:
  • Volltextsuche: Dank OCR sind alle Dokumente volltextdurchsuchbar, was das schnelle Auffinden relevanter Belege (z.B. von Krypto-Transaktionen) ermöglicht.
  • Metadaten-Management: Umfassendes Tagging und die Zuweisung von Korrespondenten/Typen erleichtern die präzise Kategorisierung und Filterung von Dokumenten.
  • Anpassbare Workflows: Automatisierte Prozesse helfen bei der Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten für spezifische Nachweispflichten.
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Audit Trail):
  • Ein aktivierbarer Audit Trail protokolliert alle Änderungen an Dokumenten und Metadaten. Dies ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und Erfüllung von Anforderungen wie den GoBD.

Wichtiger Hinweis: Obwohl Paperless-ngx viele Funktionen für eine revisionssichere Ablage bietet, muss für eine vollständige GoBD-Konformität zusätzlich eine detaillierte Verfahrensdokumentation der internen Prozesse erstellt und ein robustes Backup-Konzept umgesetzt werden.

Es handelt sich um eine Self-Hosted-Lösung, die dir die volle Datenhoheit gibt: Alle Daten verbleiben auf deinem Computer-System.

Du hast zwar die Möglichkeit, ein Hosting im Internet zu betreiben, wovon ich dir allerdings abrate – selbst wenn du hier die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) nutzen könntest.

Im Video erkläre ich alles noch mal und zeige einen Überblick wie Paperless in der Anwendung aussieht und was es kann.

In weiteren Videos gehen wir dann auf die Einzelheiten wie Ablage, Filterung der Anzeige, Suchen von Dokumenten, Scannen von Dokumenten mit dem Handy oder Scanner, Teilen und Versenden von Dokumenten usw. ein.

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Weitere Artikel dieser Beitragsserie:

Paperless NGX Docker installation: https://www.klissner.uk/de/paperless-ngx-docker-installation/

Paperless Dokumente Hinzufügen Grundlagen: https://www.klissner.uk/de/paperless-dokumente-hinzufuegen-grundlagen/

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